電子契約システムには多くの種類があるため、様々な角度からシステムを比較して、自社に適したものを選定する必要があります。
この記事では、電子契約システムの選び方と、電子契約システムの導入によって期待できるメリットを解説します。
電子契約の導入を考えているものの、どのような選び方でシステムを比較すれば良いのか分からないという方はぜひ参考にしてみてください。
Contents
電子契約システムの選び方のポイント
まずは、電子契約を導入する際のシステムの選び方について詳しく見ていきましょう。
選び方①法的効力が担保されているかどうか
電子契約を導入する際は、「電子署名法」で定められている以下の要件を満たせるシステムであるかどうかを確認しましょう。
第3条
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
つまり、法的効力を持つ電子契約というのは、本人の意思によって作成された契約書で、かつ契約書が改ざんされていないことを証明できるものを指します。
選び方②必要機能が揃っているかどうか
現在は多くの契約書で電子契約による締結が認められており、各業界でシステム導入の動きが加速しています。
しかし、電子契約システムによっては一部の契約書が対応していないケースもあるため注意が必要です。
自社で取り扱いのある書類を洗い出し、それらに対応した電子契約システムを選択するようにしましょう。
また搭載されている機能もシステムによって異なります。
必要な機能が備わっているかどうか、また標準機能・オプション機能のどちらになるかなどを確認し、なるべく低コストで多くの機能を利用できるサービスを探すのが選び方のポイントです。
電子契約システムの中には無料のトライアルを実施しているケースもあるため、実際に使用感を試したうえで選ぶというのもおすすめです。
選び方③セキュリティ対策が十分かどうか
電子契約システムの選び方のポイントとして特に重要なのが、セキュリティ対策の充実度です。
契約においては重要性・機密性の高い情報を扱う場合も多いため、タイムスタンプや操作ログの追跡機能が搭載されているかどうか、また国のセキュリティ基準を満たしているかどうかといった点は必ず確認しましょう。
海外企業とも取引がある場合は、国際基準を満たしているかどうかも確認しておくと安心です。
選び方④署名方式の違いによる比較
電子契約の署名方式には、「当事者型署名」と「立会人型署名」の大きく2種類があり、それぞれ以下のように特徴が異なります。
証拠能力の高さで選ぶなら当事者型署名
当事者型署名では、厳格な本人確認のもとで発行される電子証明書を用いるため、なりすまし等の犯罪リスクをゼロに近いレベルまで防止することができます。
高額な商品・サービスを扱う契約や、会社にとって重要性の高い契約等、高い証拠能力を担保しておきたい契約については、当事者型署名の利用がおすすめです。
日常的な契約には立会人型（事業者型）署名
立会人型（事業者型）署名では、電子契約システムの運営会社が間に入る形で電子契約を結びます。
電子証明書の発行を必要としないため、取引先の企業に負担をかけることなく契約締結を行えるのが特徴です。
何度も取り引きを行っている企業や一般の消費者と契約を結ぶ際は、立会人型（事業者型）署名の方が便利だと言えるでしょう。
選び方⑤費用対効果が見合っているか
電子契約システムを導入した場合、初期費用や月額利用料金等のコストが発生します。
システムごとの料金比較はもちろん、従来の書面契約にかかっていたコストとの料金比較も行い、費用対効果が見込めるかどうかを確認しておきましょう。
電子契約システムを導入した方がかえってコストがかかるという場合は、選び方の優先順位等を変えながら別システムでも検討してみることをおすすめします。
電子契約システムの導入で期待できるメリット
続いて、電子契約を導入することで期待できるメリット・効果について詳しく見ていきましょう。
コスト削減
従来の書面契約では、契約書類の印刷コスト（プリンター・インク・用紙）や郵送コスト（封筒・切手）、またこれらの作業に伴う人件費等が発生していました。
電子契約であれば、作業のほとんどがオンライン上で完結するため、印刷や郵送にかかるコストを大幅に削減することが可能となります。
また電子契約の場合は収入印紙が不要なため、高額な商品・サービスの契約を伴う場合は特にコスト面でのメリットが大きいと言えるでしょう。
業務効率化
書面契約の場合は書類作成・印刷・製本・押印・郵送・相手方の押印・返送といった様々な作業が間に入るため、契約完了までに1週間以上かかるケースも珍しくありません。
一方電子契約の場合は、作成した書類データを相手方に送信し、オンライン上で確認・署名を行ってもらうだけで良いため、早ければ数分程度で契約を完了できます。
また書類の印刷や郵送に充てていた時間を別の業務に回せることで、更なる業務効率化や生産性向上も見込めるでしょう。
コンプライアンス強化
デジタル署名やタイムスタンプの機能を用いた電子契約の場合、ログインや操作の履歴が全て記録・保管されます。
そのため従来の書面契約と比較してなりすましや改ざんのリスクが低く、万が一悪用が発覚した場合でも速やかに犯人を特定できるというメリットがあります。
また電子データはクラウド上で保管されるため、地震や火災等が発生した場合でも書類が紛失したり破損したりするリスクがありません。
別の端末からログインすることでデータ復旧を素早く行える等、電子契約はBCP対策の面でもメリットがあると言えるでしょう。
まとめ
電子契約の選び方や導入メリットについて解説しました。
電子契約システムは種類が豊富なため、どれを導入すべきか迷う方も多いと思われますが、選び方の基準を設けることでスムーズに絞り込めるようになるでしょう。
また以下のサイトにて、おすすめの電子契約システムをまとめた詳細な比較ページをチェックすることができます。
システムの選び方で迷った際は、ぜひこちらも参考にしてみてください。